Vad innebär kassaregisterlagen?

Vad är kassaregisterlagen?

Kassaregisterlagen är en lag som trädde i kraft år 2010 med syftet att skydda seriösa företagare mot illegal konkurrens. Lagen innebär att majoriteten av alla som säljer varor eller tjänster mot kontant- eller kortbetalning måste använda sig av ett certifierat kassaregister, samt alltid kunna erbjuda kunden ett kvitto. Med kontant betalning menas sedlar och mynt, men också presentkort och måltidskupponger. Undantag i lagen kan du läsa mer om längre ner.

Ett certifierat kassasystem ska enligt kassaregisterlagen uppfylla två krav:

• Det ska vara tillverkardeklarerat, för varje version eller program ska en tillverkardeklaration finnas. De föreskrivna kraven på ett tillverkardeklarerat kassaregister testas dock inte av Skatteverket eftersom det anses vara tillverkarens uppgift och ansvar.
• En kontrollenhet ska vara ansluten till kassaregistret. Kontrollenhetens uppgift är att läsa av och bevara kvittoinformation, vilken sedan ska finnas tillgänglig för Skatteverket vid en granskning i form av en kontrollkod. Informationen är inte åtkomlig för de som brukar kassaregistret.

För att kontrollera att du som näringsidkare innehar ett certifierat kassaregister, samt för att kontrollera att kassaregistret används på rätt sätt, gör Skatteverket regelbundna spontankontroller. Vid de här kontrollerna ska företaget kunna visa upp kontrollkoder för specifika kvitton, vilka finns på kvittona eller i kassaregister-journalen. Om företaget inte uppfyller kraven som lagen innebär kan en kontrollavgift på 10 000 kronor tas ut.

Här hittar du Skatteverkets uppdaterade listor på tillverkardeklarerade kassaregister och certifierade kontrollenheter.

Kontrollenheten läser av kvitton

Som företagare ska du alltid vid kontant försäljning ge kunden ett kassakvitto, vilka framställs i kassaregistret och registreras av kontrollenheten som är ansluten till registret. Om kunden inte vill ha sitt kvitto ska kvittot ändå skrivas ut och slängas, för att registreringen av kvittouppgifterna och framtagandet av kontrollkoden ska genomföras.

Om du inte har möjlighet att ta fram ett papperskvitto är ett elektroniska kvitton likställda med de i papper. Ett elektroniskt kvitto skickas till kundens smarttelefon, men kan också slängas om kunden inte vill ha det. Den här typen av elektroniska kvitton slängs genom att de skickas till en extern, elektronisk papperskorg. Exempelvis kassasystem som fungerar med iPad har funktioner för elektroniska kvitton. 

Även för innehållet på kvittot finns kriterier som ska uppfyllas. Ett kvitto ska innehålla adressen på vilken din verksamhet bedrivs, antal sålda varor, samt varornas artikelnamn. Varans artikelnamn måste i sin tur vara relevant för varan och för branschen. Det är tillåtet att dela in varor i kategorier, till exempel kan en tomat kategoriseras in under grönsaker. Om företaget befinner sig på rörlig adress anges till exempel en hemadress eller adressen på vilken företaget har sitt kontor eller lager.

Certifierat kassaregister krav även för torghandel

Sedan 1 januari 2014 gäller kassaregisterlagen även torghandlare, med samma syfte här – att skydda seriösa handlare från de mindre seriösa genom kassaregistrering. I begreppet torghandel inkluderas alla sorters tillfällig handel i form av handel vid mässor, festivaler, marknader och andra tillfälliga arrangemang.

I kassaregisterlagen står ingenstans någonting om att kassaregistret eller kontrollenheten ska klara av vissa väderförhållanden, därför är det upp till den enskilde handlaren eller företagaren att införskaffa ett kassaregister som klarar väderleken. Det enda kraven på enheterna är i enlighet med lagen att kassaregistret är tillverkardeklarat och kontrollenheten certifierad.

Tidigare var det ett problem för torghandlare, som plötsligt kom att innefattas av kassaregisterlagen, att kassaregister inte tål väder och vind som det utsätts för. Som en följd av det finns nu speciella väderskåp anpassade till kassaregister ute på marknaden. Väderskåpen inhandlas separat och monteras utanpå kassaregistret. Skåpen klarar temperaturer mellan cirka -30 och +50 och har ett inbyggt batteri som ska fungera som backup om så önskas.

Undantag för kassaregisterlagen

Även om alla sorters tillfällig handel numera omfattas av kassaregisterlagen, finns det verksamheter som undantas. För all typ av hobbyverksamhet, vilket innebär till exempel skolelevers försäljning,  krävs inte något registrerat kassaregister. Inte heller omfattas du av lagen om du driver en obemannad gårdsförsäljning eller en försäljning vars omsättning uppgår till maximalt fyra prisbasbelopp, det vill säga 189 200 kronor om året, inklusive moms (år 2020). Så kallade “enskilda undantag” kan också göras från kassaregisterlagen.

Anmäl kassaregister till Skatteverket

Om du är en av de företagare som enligt lag måste ha ett certifierat kassaregister, ska du också anmäla kassaregistret till Skatteverket. När du anmält ditt kassaregister får du inom en månad ett registreringsbevis som visar att kassan är anmäld. Om du innehar ett omfattande kassasystem där flera kassaregister används är du skyldig att anmäla samtliga.

Om du startar ett nytt företag gör du din kassaregister-anmälan samtidigt som du anmäler företaget. Om du redan har ett registrerat företag, men ska börja använda ett kassaregister måste du anmäla kassaregistret inom två veckor från den dagen du börjar bruka det. När du anmäler ditt kassaregister till Skatteverket ska du ange på vilken adress det brukas. För de företagare som bedriver rörlig verksamhet, till exempel torghandel, anges en hemadress.

Anmälan av kassaregister måste också göras om förhållandena kring registret ändras:

• Om du utökar ditt kassasystem med flera kassaregister.
• Om du hyr in ett kassaregister.
• Om du skaffar ett nytt kassaregister och byter ut ditt gamla.
• Om du säljer ditt kassaregister.