Kassasystem till restaurang och café

Kassasystem med bongskrivare och bokningssystem

Kassasystem till restaurang, bar och café kräver oftast en lite annorlunda lösning jämfört med andra verksamheter. Det är oftast ett mer avancerat kassasystem med fler funktioner, till exempel bokningssystem och bongskrivare.

Med både stor personal och många gäster är det viktigt att ha ett kassasystem som gör det enkelt för er att hålla koll på bokningar, beställningar och betalningar. Rätt lösning kan bland annat ge er följande fördelar: 

På denna sida får ni svar på de flesta funderingar restaurangägare har gällande kassasystem. Ni hittar även viktig information och tips på vad ni behöver tänka på när ett nytt kassasystem ska införskaffas till restaurangen.

Är er restaurang i behov av ett kassasystem? På Expertvalet kan ni enkelt beställa skräddarsydda offerter för att jämföra priser på den lösning ni är i behov av. Fyll i formuläret ovan så matchar vi er mer ledande leverantörer – kostnadsfritt och utan förpliktelser!

Vad kostar ett kassasystem till restaurang?

Priset för att köpa

Är ni i behov av att köpa ett kassasystem till restaurang kan ni hitta lösningar från 25.000 kronor och uppåt. Priset beror av vilka funktioner ni väljer att integrera och om det är ett nytt eller ett begagnat system. Det är alltså svårt att nämna ett specifikt pris just för att det finns många olika modeller och lösningar på kassasystem för restaurang.

Priset för att hyra eller leasa

Priset per månad för att hyra kassasystem brukar ligga mellan 250 och 700 kronor, beroende på vilka funktioner som finns integrerade. Det dock skilja sig stort beroende på hur länge ni tänkt att hyra, ju längre hyresavtalet sträcker sig desto billigare månadskostnad brukar det vara. 

Priser på leasing av kassasystem brukar ligga på samma som att hyra. Däremot bestäms slutpriset på marknadsvärdet vid tecknandet av avtalet. Avtal mellan hyra och leasing skiljer sig dock så se till att läsa igenom avtalen noga innan ni skriver på något.

OBS! Priserna kan variera mycket beroende på hur ditt kassasystem utformas. Det som påverkar priset är dess storlek och funktioner. Priset på systemet varierar också beroende på om ni väljer ett system baserat på iOS-enheter, eller PC-enheter.

Skräddarsy ditt kassasystem

Det finns en rad olika modeller och kombinationer för kassasystem. För att det ska vara lätt som möjligt att använda bör det skräddarsys efter just er restaurang och era behov. Samma sak för att få det bästa priset är är det bra med ett kassasystem som täcker era behov samtidigt som di inte är allt för stort med överflödiga funktioner.

Ni bör se över er restaurang och lista de funktioner som krävs för att få den att fungera, så att priset på kassasystemet motsvarar den egna verksamheten. Läs mer om de funktioner ni kan behöva.

Det finns flera leverantörer av kassasystem till restaurangverksamheter, exempel på leverantörer kan vara Trivec och Onslip. Olika leverantörer erbjuder olika lösningar till varierande pris, därför rekommenderas att beställa offerter från flera leverantörer innan ni beslutar er för en lösning som passar er.

Kostnader som är lätta att glömma bort, men som påverkar det totala priset för kassasystemet, är dels förbrukningsvaror som kvittorullar, men också service, underhåll och reparation. Priset för kvittorullar varierar med förbrukning, men styckpriset på en kvittorulle rör sig från omkring tio kronor och rullarna säljs oftast i storpack. Priset för service, underhåll och reparation beror på kassasystem och leverantör.

Köpa, hyra eller leasa kassasystem till restaurang?

Oavsett hur ni väljer att utforma kassasystemet till er restaurang kan ni välja att köpa, hyra eller leasa det. Att köpa ett lämpar sig för er som vet att ni kommer att ha behov av systemet en längre tid, då kostnaden för att hyra eller leasa ett kassasystem på lång sikt ofta överstiger investeringskostnaden.

Att hyra ett kassasystem passar bättre om ni vet att ni bara kommer att använda det under en begränsad tid. Om ni hellre väljer att leasa betyder det att ni, i slutet av leasingen kan välja att köpa ut kassasystemet. Olika leverantörer erbjuder olika avtal och pris för att hyra och leasa.

Som nämnt ovan ligger månadskostnad för att hyra eller leasa ett kassasystem mellan 250 till 700 kronor beroende på omfattningen av systemet. Ett köp kan kosta från 25.000 kronor och uppåt.

6 vanliga funktioner i kassasystem till restaurang och café

När det gäller kassasystem är standard att det består av en kassaprogram, en kvittoskrivare, samt en kortterminal. Det är även viktigt med en kassaapparat, så att kostnader kan räknas samman med mera. Idag är kassasystemen ofta mer utvecklade än så och hanterar vanligtvis flera funktioner som till exempel:

• Lagerstatus 
• Statistik
• Rapporteringar
• Beställningar

Med ovan nämnda funktioner kan information flyta smidigt mellan kontor och restaurang och översikten på verksamheten blir optimal.

Vad gäller kortterminaler brukar de flesta hantera chip express, närbetalning (NFC), möjligheten att kunna dela på notorna samt dricksfunktion. Det lönar sig dock att klargöra alla era behov med leverantörerna vid beställning av offerter.

Systemen är i stor utsträckning digitala och har ofta touchfunktion. Oavsett verksamhet bör ni säkerställa att kassasystemet är säkert och skyddat mot virus och andra skadliga program. Systemen till restauranger har ett antal funktioner som kan vara viktiga beroende på storleken på restaurangen, och hur den är utformad.

Ett kassasystem anpassat till en restaurang bör innehålla funktioner som underlättar för personalen samt tillåter ett högt arbetstempo. Hög prioritet för kassasystem anpassade till restaurang brukar vara att de tillåter god kommunikation mellan serveringspersonal, kök och kassa. Genom ett funktionellt kassasystem kan ni optimera verksamheten och således servera gästerna rätt och snabbt.

Ta enkelt betalt av kunder

En kassalåda är bra att ha då den underlättar för verksamheten att hantera kontanter framförallt. En kassalåda finns i olika storlekar och behöver inte ta upp någon större plats. Den kan oftast placeras under kassaapparaten. Sen behövs även en kortterminal för att hantera betalning med kort. På restauranger är det inte ovanligt att införskaffa mobila betalningsenheter, det vill säga mobil kortterminal, så att gästerna kan betala direkt vid bordet. För att vidare underlätta betalning, och undvika eventuell fördröjning, finns det kortläsare där gäster kan betala med kort som har chip utan att behöva slå in pinkoden.

Bordskarta: hantera bordsreserveringar

En större restaurang med många bord behöver oftast en bordskarta med i kassasystemet. Detta underlättar då ni får en översikt över vilka bord som är lediga/upptagna, samt vart i beställningen gästerna befinner sig. Ni kan även koppla en eller flera notor till bordet, vilket skapar en överskådlighet som effektiviserar arbetet. Just effektiviseringen av arbete inom servicebranschen, framförallt i restauranger, är viktigt för kundnöjdheten. Ingen vill vänta i evigheter med att betala/få sin beställning.

Orderhantering: håll koll på varorna i lager

Med orderhantering i kassasystemet kan ni enkelt få en översikt över de produkter och varor ni har, eller har tänkt att införskaffa, om de är betalda, har kommit eller är på väg. Detta underlättar beställning av varor och det går enkelt att se hur mycket varor som behövs beroende på årstider och så vidare.

Bongskrivare förenklar kommunikationen 

Med ett bongsystem kan beställningen från kassan skickas automatiskt in till köket på restaurangen. Detta effektiviserar arbetet och fokus kan läggas på mer viktiga saker. Det går även att införskaffa ett pucksystem också, då får gästen en puck där beställningen ligger. Beställningen skickas även in till köket och när beställningen är klar vet kunden det direkt genom att pucken vibrerar och lyser.

Beställningsenhet minskar pappersanvändningen

Med en mobil beställningsenhet är det bara att ta upp beställningen från gästerna direkt vid bordet, bonga ut den till köket som börjar tillaga. På detta sätt slipper ni skriva för hand och ta vägen om köket eller kassan för kockarna att få beställningen. Det går annars åt väldigt mycket tid om dagen att ta sig till och från köket eller kassan.

Bokningssystem: ta in och hantera bordsbeställningar

Ett bokningssystem i kassasystemet effektiviserar arbetet och en massa administrativt arbete kan undgås. Det finns många lösningar för integrerade bokningssystem och ni bör se över er egen verksamhet för att hitta den bästa lösningen av bokningssystem för just er.

Operativsystem för kassasystem

Det finns huvudsakligen två operativsystem för kassasystem, det första är PC-baserat medan det andra är baserat på iPhone eller en iPad via en app som bas. Majoriteten av alla kassasystem som används idag är så kallade ePOS-system, en engelsk term som avser dem system som styrs elektroniskt.

PC-baserat kassasystem

Kassasystem kan huvudsakligen delas in de två kategorierna ROM- och PC-baserade system. Det ROM-baserade systemet kan sägas vara det klassiska kassasystemet, utvecklat endast för användningsområdet. Det PC-baserade systemet är det mest populära och innebär en mjukvara som installeras på olika PC-datorer som därmed fungerar som kassaregister.

Det PC-baserade systemet är vanligt förekommande inom restaurangverksamheter och andra verksamheter där det är nödvändig med översikt och att arbeta i team. Att tänka på vid införskaffandet av ett PC-baserat system är att det ganska troligt kräver någon typ av utbildning eller inlärningsperiod. Priset för ett PC-baserat system rör sig mellan allt från några tusen kronor och uppåt.

Fördelar och nackdelar PC-baserat kassasystem?

• Det är smidigt genom att ni får en bra översikt över de flesta funktioner.
• Klarar av många funktioner och är det vanligaste inom restaurangbranschen.
• Det kräver förmodligen någon typ av inlärning/utbildning för att göra sig förstådd i programmet.
• Kräver oftast en speciell kassadator och är ett av de dyraste kassasystemen.

Kassasystem till iPad, Mac eller iPhone

Ett kassasystem till iPad, Mac eller iPhone innebär att enheterna fungerar som ett mobilt kassaregister via en mjukvara, en app. Apparna finns dessutom specialanpassade för restaurangverksamhet, inklusive de funktioner som lämpar sig speciellt för den typen av verksamhet. Vanligast vid den här typen av system är att betala en månadskostnad för appen. En app som fungerar som ett kassaregister i en iOS-enhet kan till exempel vara iZettle, eller andra alternativ till iZettle.

Fördelar och nackdelar med kassasystem till iOS

• Har ni redan en iOS-enhet krävs det bara att köpa att kassaprogram, alltså blir startkostnaden inte allt för hög.
• En kassalösning kopplat till en iOS-enhet innebär ofta en mobil lösning. Genom denna mobila lösning kan ni lagra era kvitton digitalt och ta med dem överallt. 
• Finns inte lika många lösningar som på ett PC-baserat kassasystem.

Viktigt att tänka på vid val av kassasystem till restaurang

• Kassaregister som ingår i kassasystemet sedan 1 januari 2010 måste vara licensierat. Läs mer om kassaregisterlagen på Skatteverket.
• För restauranger med serveringstillstånd gäller att all försäljning ska registreras i ett kassaregister, samt att ett kvitto lämnas till kunden. Läs mer om lagar och regler inom restaurangbranschen på Ekobrottsmyndigheten.
• Tänk på att lagar och regler för kassasystem ser olika ut i olika länder. Ett utländskt sådant behöver inte nödvändigtvis vara godkänt i Sverige, och vice versa.
• Skräddarsy kassasystemet så att ni får ut så mycket som möjligt av det, och att det underlättar er verksamhet. Ett skräddarsytt kassasystem blir även i längden prisvärt.
• Beställ och jämför offerter, så att ni kan se vilket av alternativen som passar er bäst. Det gör ni lättast genom att fylla i vårt formulär, så matchar vi er med ledande leverantörer. Det är helt kostnadsfritt och inga förpliktelser tillkommer.

Vad ingår i ett komplett kassasystem?

Ett komplett kassasystem kan variera i sin utformning, på många sätt. Därför finner ni nedan en generell överblick på vad som är viktigt att tänka på beroende på vilken verksamhet ni bedriver, både vad gäller hårdvaran och mjukvaran. Det kan se olika ute beroende på om ni driver:

• Restaurang
• Bar
• Café

Hårdvara och mjukvara för kassasystem

De flesta verksamheter använder sig av ett kassaregister, en kvittoskrivare samt någon form av redskap för betalning, som till exempel en kassalåda eller kortterminal. Ett kassaregister kan bland annat bestå utav en smartphone, iPad, dator, kassa med pekskärm eller en kassaapparat.

Mjukvaran, eller programvaran, som det också heter, är alla program som finns och andra funktioner som inte fysiskt syns. Det kan till exempel handla om moduler som tillåter bordskarta, lagerhantering, bokningssystem med mera.

Restaurang: flera funktioner som effektiviserar arbetet

Utöver ovan nämnd hårdvara brukar restauranger använda sig av beställningsenheter, för att lättare ta upp gästernas beställningar. De brukar även använda sig av mobila kortterminaler, för att effektivisera arbetet.

Programvaran bör ha många funktioner för att underlätta arbetet på en restaurang. Som vi ovan nämnt behöver en större restaurang ofta bordskarta samt bokningssystem. Det behöver finnas en mjukvara som tillåter en väl fungerande kommunikation mellan köket, personalen samt kassan.

Många restauranger kräver även lagerhantering, som gör att ni får översikt över varorna. Detta kan minska matsvinnet och annat som går till spillo.

Bar: snabbt och enkelt system

Ett kassasystem anpassat till en bar brukar oftast innebära en kassa med pekskärm som kassaregister, en kvittoskrivare samt några mobila kortterminaler. Om baren tillåter kontant betalning brukar även en kassalåda finnas. En rekommendation är att införskaffa en hårdvara som tål fukt, då både personal och gäster kan spilla.

Programvaran måste vara lättnavigerad, få bläddringar och snabb bongning, vare sig det gäller in till köket eller till kortterminalen. Då det sker många snabba betalningar vid disk gäller det att ha en programvara som kräver minsta möjliga arbete.

Café: fokus på kunden med enkelt system

Ett café kan klara sig med ett kassaregister i någon av de ovan nämnda formerna, en kvittoskrivare samt en kassalåda och kortterminal. Om caféet serverar måltider kan även ett bongsystem i form av ett pucksystem vara nödvändigt, för att underlätta kommunikationen mellan kök, personal och kassa. På så vis kan även gästerna snabbt veta att deras beställning är klar.

Ett café behöver oftast en programvara som liknar den till baren. Helst med enkla och få funktioner som gör att fokus hellre ligger på att serva kunden, hellre än att ta betalt för länge. Det kan även vara bra med en funktion som skapar en enkel kommunikation mellan kök och personal om det serveras lättare måltider.

Bilder som illustrerar produkterna som säljs är också bra då det kan finnas en mängd olika typer. Detta kan vara svårt för nyanställda att förstå till en början. Det ska således vara ett enkelt system som går fort att lära sig.

Öka försäljningen & minska köerna med självbetjäningskassa

En självbetjäningskassa känner ni säkert känner igen från snabbmatsrestauranger. Det fungerar i grunden likt andra kassasystem, med skillnaden att det används direkt av kunden.

Genom en välplanerad användarupplevelse och snygg design kan självbetjäning inte bara leda till kortare köer, utan med smarta förslag kan den även leda till högre försäljning.

Vad en självbetjäningskassa kan hjälpa er restaurang eller cafe med:

Minska personalkostnaderna

Med en självbetjäningskassa som tar era kunders ordrar friar det upp tid för personalen. Det kan leda till minskade personalkostnader och att tiden läggs ner på saker som snabbare och bättre service, vilket i sin tur kan leda till mer återkommande kunder.

Öka er försäljning

Genom väluttänkta rekommendationer kan det leda till fler tilläggsköp av era kunder. Vissa har till och med möjlighet för att göra A/B-tester. Det vill säga att du testar olika versioner för att se vilken som fungerar bäst. T.ex. kan du testa vilket rekommenderat tillägg till en meny som säljer mest.

Kortare köer

Förväntar ni er höga volymer av besökare kan ni alltid införskaffa flera terminaler. På så vis kan flera kunder lägga sina beställningar samtidigt, vilket minskar köerna.

Bättre kundupplevelse

Att beställa via en självbetjäningskassa är väldigt bekvämt. Det är oftast snabbare och lättare, samt med vissa system kan de följa processen och bli notifierad när beställningen är klar.

Självbetjäningskassor passar inte till alla restauranger

Vid en restaurang som normalt tar deras beställning vid bordet kan det förväntas en mer personlig service. Personalens rekommendationer och frågor från kunderna värderas på ett annat sätt. Självbetjäningssystem kanske därför bättre passar till lunchrestauranger och cafér där det lätt blir köbildning framför kassan.

En självbetjäningskassa är också oftast dyrare än normala kassasystem. Denna högre ingångskostnad gör att det inte är något som är möjligt för alla.

Vanliga frågor om kassasystem till restaurang