Kontorsskrivare

Skrivare för företag och kontor

Papperslösa kontor är dagens melodi, men utskrivning och kopiering hör fortfarande till den dagliga verksamheten för många företag. Det är viktigt att skrivare och kopiatorer som används inom ett företag åtminstone uppfyller följande tre grundläggande krav:

• Försäkrar att personalen kan jobba effektivt och oavbrutet 
• Belastar IT-avdelningen så lite som möjligt
• Uppfyller kraven för datasäkerhet

Dessa tre grundläggande krav lägger grunden till effektiv dokumenthantering inom företaget.

Uppfylls inte de grundläggande kraven så gör företagets skrivare och kopiatorer med stor sannolikhet mer ont än gott åt verksamheten. Oftast skapar kontorsskrivaren dolda kostnader i förlorad arbetstid, lagerhållningskostnader och onödig användning av IT-avdelningens tid.

Är er skrivarlösning ineffektiv är det kanske dags att investera i en ny lösning? Hitta en kontorsskrivare som bidrar till verksamhetens effektivitet istället för att slösa resurser. Beställ offerter från ledande leverantörer via Expertvalet! Fyll i formuläret ovan för att motta skräddarsydda offerter, kostnadsfritt och utan förpliktelser.

För att hjälpa er hitta den bästa skrivarlösningen för er verksamhet har vi på Expertvalet samlat all information ni kan tänkas behöva på denna sida. Läs hela sidan eller klicka dig fram till den information som intresserar med hjälp av länkarna nedan.

Vilka skrivarfunktioner behöver ert företag?

Beroende på företagets storlek och verksamhet så finns det behov för olika slags printerlösningar. En del verksamheter kan till exempel vara i behov av en multifunktionsskrivare som kan både skriva ut, skanna och kopiera. En annan verksamhet å andra sidan kanske endast är i behov av möjligheten för utskrivning.

Nedan har vi sammanställt mer ingående information om vilka slags funktioner ditt företag kan vara i behov av beroende på företagets storlek. Läs mer om vad som gäller för ert företag genom att välja företagsstorlek.

Skrivare för mikroföretag och hemmakontor

Beroende på mikroföretagets eller hemmakontorets verksamhet så finns det behov av olika skrivarfunktioner. Är ni i behov av att skriva ut foton och färgkopior av bra kvalitet kan det vara nödvändigt att satsa på en bläckstråleskrivare som klarar av att prestera högkvalitativa färgutskrifter. Om företaget normalt sett endast behöver kontorsskrivaren för textdokument så är det rekommenderat att ni satsar på en laserskrivare som jobbar snabbt och klarar av att stå oanvänd längre perioder utan att torka ut.

Hos mikroföretag och hemmakontor är oftast användningen av skrivaren inte så hög utan istället finns behov för flera funktioner i en maskin. I sådana fall passar det bra att investera i en allt-i-ett skrivare som har möjlighet att både skriva ut, skanna och kopiera.

Mikroföretag saknar ofta en IT-avdelning som kan underhålla kontotsskrivaren när problem uppstår, därför är det viktigt att investera i en modell som är användarvänlig. Andra skrivarfunktioner som passar bra för mikroföretag är trådlös utskrivning för smidig användning samt möjlighet för dubbelsidig utskrivning som minskar pappersanvändningen.

Skrivare för småföretag

Skrivare för småföretag (10-49 anställda) kräver lite mer funktioner och kapacitet än de som passar för mikroföretag. Beroende på företagets verksamhet så krävs olika lösningar med olika funktioner och kapacitet.

Inom småföretag är det redan viktigt att klargöra en hållbar infrastruktur för dokumenthantering, speciellt om företaget ständigt växer och utvecklas. Beroende på behoven kan ni välja att antingen investera i en större skrivarlösning med flera funktioner som tillgodoser hela företagets behov eller så kan ni investera i mindre lösningar som placeras ut runt i företaget där de behövs. Till exempel en mindre laserskrivare på ekonomiavdelningen och en mindre bläckstråleskrivare som kan användas av säljavdelningen. Väljer ni att investera i flera mindre lösningar är det dock viktigt att skrivarna är av samma märke så att samma mjukvara och hårdvara kan användas inom hela företaget.

I små företag är det även viktigt att fundera över datasäkerhet och uppföljning av skrivaranvändning. Detta hanteras enkelt genom att investera i en printer som kräver ID-brickor för utskrivning. På så sätt kan ni eliminera utnyttjande av företagets resurser och obehöriga användare.

Skrivare för större företag

Kontorskrivare som används på stora företag och kontor bör oftast kunna hantera många användare och perioder av stor arbetsbörda.Skrivare som identifierar användare med ID-brickor passar bra i stora företag och ger företaget möjlighet att hålla koll på statistik och användning.

Stora företag med över 50 anställda bör se till så att de har en bra och hållbar strategi vad gäller skrivare och kopiatorer. Oklara strukturer med många olika skrivare och ansvariga leder till onödiga och dolda kostnader samt att det kan förhindra arbetseffektiviteten.Läs mer om skrivarens dolda kostnader och hur företaget förebygger dem.

Stora företag och kontor kan även fundera på små lösningar som i längden kan spara på utgifterna. Till exempel att dubbelsidig utskrivning (duplex) är standard och att skivarlösningen är miljövänlig och drar så lite elektricitet som möjligt. Små besparingar blir stora besparingar om användningen är hög och frekvent.

Pris på skrivare: hyra, köpa eller leasa?

Priset på en kontorsskrivare varierar beroende på vilka funktioner som krävs av verksamheten. Mycket enkla modeller kan köpas för runt 200 kronor medan stora lösningar kan kosta upp till 100.000 kronor.Att hyra eller leasa enskrivare för företagkostar runt 500 kronor i månaden. Priset bestäms av faktorer som utskriftsteknik, funktion, kapacitet och betalningslösning.

Läs mer om att: 

• Köpa skrivare 
• Hyra eller leasa skrivare

OBS! Även om ni kan köpa en billig skrivare hos en återförsäljare, så finns det fördelar med att vända sig till leverantörer som säljer kontorslösningar. Våra leverantörer kan hjälpa er hitta den bästa lösningen även långsiktigt, speciellt vad gäller dokumenthantering och implementering. Via våra partners kan ni även få professionell service, något som i längden lönar sig och minskar problemen för ert företag.

Ta hjälp av Expertvalet och beställ skräddarsydda offerter från professionella leverantörer!

Köpa skrivare: ett långsiktigt lönsamt beslut

Att direkt köpa en skrivare medför en stor startinvestering som sedan i längden blir lönsam i jämförelse med att hyra. Att köpa en printer kan kosta från 200 kronor och uppåt men att köpa en prisvärd kontorsskrivare som är anpassad efter företaget kostar oftast från 2000 kronor och uppåt.

Behöver företaget en kontorsskrivare som fyller flera behov som kopiering, utskrivning och skanning, samtidigt som den bör kunna brukas av flera användare, då kan priset uppgå till runt 20.000 kronor. Är kravet på kapacitet (utskrifter/månad) mycket stort kan priset stiga ännu upp till 100.000 kronor i inköpspris. Detta gäller dock oftast riktigt stora företag och statliga institutioner som bibliotek och universitet.

Hyra och leasa skrivare: smidigt och enkelt

Som företag har ni möjligheten att hyra skrivare från leverantörer. Fördelen med atthyra eller leasa en skrivareär att ni slipper startinvesteringen och istället betalar en månadskostnad som vanligtvis (beroende på hyres- och leasingavtalet) kan bokföras som en övrig extern kostnad. Att hyra passar bra under speciella evenemang eller arbetstoppar med hög arbetsbelastning, till exempel under konferenser eller bokslutsperioder.

Priserna för att hyra varierar beroende på skrivarens och avtalets utformning. Oftast kan man dock räkna med att ju längre hyresperiod desto lägre månadshyra. Månadskostnaden för leasing av skrivare ligger i samma nivåer som för att hyra med den skillnaden att företaget kan köpa ut systemet vid slutet av leasingperioden.

Priset för att hyra eller leasa varierar leverantörer emellan men som ungefärligt pris på en kontorsskrivare för ett mindre företag ligger månadskostnaden runt cirka 500 kronor. Kom ihåg att hyrning oftast inte är lönsamt i längden och passar bäst som en kortsiktig lösning.

OBS! Alla hyres- och leasingavtal skiljer sig leverantörer emellan, därför är det alltid viktigt att läsa avtalet noggrant innan ni skriver under. Kolla speciellt vem som tillhandahåller de ekonomiska riskerna och fördelarna med att äga skrivaren. Kolla även hur det fungerar med service och underhåll ifall att det skulle behövas.

4 tips för att hålla koll på skrivarens dolda kostnader

De flesta företag spenderar tyvärr mer resurser än vad som behövs på skrivare, kopiatorer och dokumenthantering. Dessutom så får företag oftast inte ut det värde som är möjligt av systemet och mycket tid går förlorad i att vänta på utskrivningar samtidigt som IT hjälpcentret belastas av onödiga skrivarrelaterade problem.

Det finns alltså möjlighet till stora förbättringar och besparingar, men hur går man tillväga och var ligger problemet?

Nedan listas problemen som medför de dolda kostnaderna samt tips på hur ert företag kan göra för att eliminera kostnaderna. 

1. Ni har flera olika printerlösningar i bruk

Problem 
Genom att ni upprätthåller flera olika mjuk- och hårdvaror leder detta till ineffektiv användning av dem. Det finns därför inget enhetligt användningssätt, vilket leder till mer jobb för IT-support.

Så fixar ni problemet 
Kartlägg och sammanför behoven för hela företagets olika avdelningar, både vad det gäller antalet skrivare och behov av förbrukningsmaterial.

2. Avdelningar införskaffar eget förbrukningsmaterial

Problem
När flera avdelningar införskaffar förbrukningsmaterial till deras printerlösningar så medför det kostsam överlagerhållning och kostnader som är svåra att spåra. Överskottslagret hos de olika avdelningarna blir också oanvändbart om avdelningens printerlösning ersätts av en ny modell. 

Så fixar ni problemet
Undvik detta problem genom att kartlägga företagets behov och investera i en dokumenthanterings struktur som är logisk. När ni har en klar översikt över de printerlösningar som används på olika avdelningar så kan ni sammanföra inköpen och eliminera kostnaderna för överlagerhållning. 

3. IT-avdelningen belastas med skrivarrelaterade problem

Problem
Har ni flera olika printerlösningar i användning så är det troligt att IT-avdelningen belastas mer än nödvändigt av skrivarrelaterade problem. Detta hindrar IT-avdelningen att fokusera på deras egentliga uppgifter samtidigt som det kostar dubbelt i arbetstid, både hos IT-avdelningen och övriga anställda som har problem med skrivaren. 

Så fixar ni problemet
Genom att investera i standardiserade printerlösningar minskar belastningen på IT-avdelningen, eftersom användning och problemhantering standardiseras. 

4. Obehörig och onödig användning av skrivare

Problem
Papper som lämnas i skrivare av oaktsamhet och slarv är både slöseri på papper, bläck och tid för att städa undan. Övergivna utskrifter kan även vara ett säkerhetshot om konfidentiella handlingar lämnas i skrivaren. Det kan även handla om onödig användning av färgutskrifter som är dyrare att producera.

Så fixar ni problemet
Med hjälp av ID-brickor för utskrivning kan företaget kontrollera användningen av skrivare och på så sätt minska onödig användning. Med användningen av ID-brickor finns även möjligheten att lägga in restriktioner på skrivarfunktioner. Detta möjliggör att endast de anställda som behöver har möjlighet att skriva ut i till exempel färg och storformat.

Alla problem som nämns i tabellen ovan leder till någon form av kostnad för företaget, antingen direkta eller indirekta kostnader. De direkta kostnaderna utgörs av kostnader för att underhålla onödiga och obrukbara skrivare samt kostnader för överlagerhållning. De indirekta kostnaderna utgörs av tiden som både personalen och IT-avdelningen förlorar på onödiga uppgifter, ineffektiva arbetsprocesser och väntan på dokument.

En bra leverantör av kontorsskrivare är experter inom området för dokumenthantering och kan hjälpa ert företag att råda bot på dessa onödiga kostnader. Alla våra leverantörer är specialiserade inom dokumenthantering för företag, både stora och små. Fyll i formuläret och motta skräddarsydda offerter av leverantörer som vill hjälpa er att skapa den mest effektiva skrivarstrukturen. Detta kan ni göra genom att klicka på knappen nedan.

Test av skrivare för företag

Test på kontorsskrivare är svåra att hitta, speciellt lösningar som passar företag med fler än tre anställda. Detta eftersom bra skrivarlösningar för företag ofta är skräddarsydda enligt företagets verksamhet och behov. Trots det kan ni ta hjälp av testen för att se vilka funktioner som bör jämföras vid köp av kontorsskrivare.

De stora märkena som oftast finns med på listor över skrivare som presterar bra i test är HP, Brother, Canon, Samsung och Epson.Många av dessa har dock lösningar som lämpar sig bra för privat bruk och hemmakontor, till exempel HP som är kända för små och pålitliga lösningar. Märken som är starka inom fältet för företagsskrivare är bland andra Canon och Xerox.

Funktioner som testas i bäst-i-test test kan också vara en bra indikation på vad ni själva kan jämföra vid köp av skrivare. Vilka funktioner som vanligtvis testas presenteras i tabellen nedan.

Guide: 5 steg till en funktionell och användbar kontorsskrivare

Marknaden för olika typer av skrivare är stor, vilket gör att det finns flera avvägningar inför köp av kontorsskrivare. Här har vi på Expertvalet satt ihop en guide över de fem stegen som leder till en bra skrivarinvestering.

1. Kartlägg företagets behov

För att hitta en skrivare som har alla de funktioner som ditt företag är i behov av är det viktigt att först se till verksamheten och kartlägga alla behov. Det är viktigt att välja en lösning som matchar verksamhetens behov. Detta för att användningen ska vara så effektiv som möjligt både vad gäller förbrukningsmaterial, användarvänlighet och support.

Frågor som hjälper er kartlägga era behov:

1. Hur många utskrifter behövs per månad?
2. Hur många användare ska bruka skrivaren?
3. Ska utskrifterna vara i färg eller svartvit?
4. Vilken storlek har utskrifterna?
5. Är det främst textdokument eller foton som ska skrivas ut?
6. Hur många utskrifter ska kunna göras per minut?
7. Kan det vara aktuellt med en multifunktionsskrivare?

2. Sätt upp en klar struktur för dokumenthantering

Genom att planera en klar struktur för hur era kontorsskrivare ska användas och var de ska placeras kan ni skapa en klar bild över nuvarande behov och kommande behov. En bra infrastruktur för dokumenthantering baserar sig på företagets nuvarande och kommande behov.

När ni kartlagt hela företagets grundliga behov för en skrivare kan ni se till de mer strategiska valen. Till exempel var skrivare ska placeras, behöver vi två eller tre mindre lösningar som är placerade hos de avdelningar som behöver dem mest eller klarar vi oss med en större lösning som placeras centralt på kontoret. Se även till de olika avdelningarnas användningskrav, ekonomiavdelningen kanske endast behöver en snabb svartvit kontorsskrivare. Säljavdelningen å andra sidan behöver kanske en skrivare som kan producera bra utskrifter i färg och större format.

När ni har sådana strategiska kartläggningar på klart kan leverantören bättre hjälpa er hitta en skrivarlösning som fungerar effektivt och hållbart i längden.

3. Kom ihåg: Skrivare och datasäkerhet

Skrivare kan enkelt bli en säkerhetslucka hos ett företag om den inte inkluderas i den allmänna säkerhetspolicyn. Dels genom informationen som lagras digitalt men också genom att informationskänsliga dokument lämnas i skrivaren. Säkerhetshålen återfinns oftast vid små skrivare som är utvecklade för privat bruk eftersom de inte är utvecklade för att motstå sådana säkerhetshot som företag utsätts för.

Leverantörer som är specialiserade på kontorsskrivare hjälper mycket gärna till att säkerställa så att skrivaren kan användas på ett säkert sätt. Fråga alltid om deras syn på saken så att de kan hjälpa er hålla företagets datasäkerhet på topp.

4. Skrivare till Mac och PC – finns det skillnader?

Förut var det nödvändigt att fundera över huruvida skrivaren är kompatibel att använda med både Mac och PC. Idag är det dock ytterst ovanligt att en skrivare fungerar endast med ett av operativsystemen. En bra skrivare till Mac fungerar oftast lika bra med PC och vice versa. Kolla gärna dock med leverantören så att det finns bra ochuppdaterade drivrutiner för både Mac och PC ifall att ni är i behov av båda inom företaget.

Om företaget använder mycket iPads, iPhones, surfplattor och andra mobila enheter så bör ni även kolla så att skrivaren har funktioner för airprint. Det finns flera olika versioner av airprint, bland annat Apples eget Airprint eller så har skrivaren ett eget system, därför är det viktigt att kolla så att det airprint-system som används är kompatibelt med de enheter som används inom företaget.

5. Jämför priser

Det sista ni bör göra för att hitta den bästa skrivaren för företaget eller kontoret är förstås att hitta den bästa lösningen till det bästa priset. Speciellt när det gäller stora lösningar som ska fungera bra i en professionell kontorsmiljö. Det bästa sättet att få bra priser är att lägga leverantörerna i konkurrens och det är precis det vi gör på Expertvalet. Med hjälp av oss får ni fram mest konkurrenskraftiga priset utan det administrativa arbetet.

Fyll i formuläret och motta skräddarsydda offerter som ni kan jämföra pris och kvalitet med! Tjänsten är kostnadsfri och medför inga förpliktelser.