Effektivisera verksamheten med tidrapportering

Vad är tidrapportering?

Tidrapportering används för att följa upp tidsanvändningen i ett företag. Det är ett verktyg för att koordinera och följa med arbetarnas arbetstid samt följa upp den egna arbetsmängden.

Att ha koll på tiden är viktigt eftersom det är det vanligaste sättet att mäta arbete i. Tid är faktorn som definierar många av de viktigaste aspekterna av arbete. Genom tidrapportering kan man t.ex. bestämma lön, mäta arbetsdagens längd samt mäta effektivitet.

Ett företag med ett välfungerande tidrapporteringssystem fungerar smidigt. Arbetarna kan lätt redogöra för sin arbetsinsats och för den administrativa avdelningen minskar arbetsbördan och arbetet underlättas.

Detta är fördelarna med tidrapportering:

• Möjliggör uppföljning av arbetsmängden
• Effektiverar arbetsplatsen
• Sparar tid och pengar
• Företagets interna administration blir smidigare 
• Möjliggör att lätt planera och skräddarsy scheman och semestrar
• Underlättar löneräkning
• Ger en översikt över hela personalstyrkan

Behöver ert företag ett tidrapporteringssystem? Fyll i formuläret och motta skräddarsydda offerter kostnadsfritt och utan förpliktelser.

Vilket tidrapporteringssystem passar ert företag?

Alterntiven för tidrapportering är många och kombinationerna likaså. Det gäller att skräddarsy det system som kompletterar er verksamhet bäst.
För att hitta rätt system ska ni tänka på följande saker:

• Hur stort är företaget? Är det frågan om att registrera ett flertal arbetare på många avdelningar eller handlar det snarare om att redogöra för några få arbetares tidsanvändning. 
• Måste systemet redovisa annat än bara tid? Räcker det att endast registrera tid eller behöver man en mera omfattande mjukvara som också erbjuder tjänster som t.ex. schemaläggning och integrerat lönebetalningssytem.
• För vem är tidrapportering menad? Används informationen internt eller används den för att redogöra tidsanvändningen för andra företag och uppdragsgivare. 
• Vilka plattformer vill man använda sig av? Vill man t.ex. ha stämpelklocka eller skall det vara ett mobilt och onlinebaserat tidrapporteringssystem.

Olika typer av tidrapporteringssystem

På marknaden finns olika sorters tidrapporteringssystem. De två huvudsakliga kategorierna är:

• Tidrapportering med stämpelklocka
• Tidrapportering online

Tidrapportering med stämpelklocka

Traditionella stämpelklockor och stämpelur används fortfarande idag. De fungerar genom att arbetarna stämplar in sig via fysiska registreringsterminaler. Registreringen kan ske med bl.a. magnetkort, koder, RFID eller fingeravtryck. Även mera gammalmodiga stämpelklockor som kortfack används på vissa arbetsplatser.

Vissa stämpelur har funktionen att kunna överföra information till en databas och integreras med administrativa affärssytem. Andra stämpelur begränsas dock till att endast registrera incheckning och utcheckning.

Tidrapportering online

Mobila online tidsrapporteringssystem blir allt vanligare. Ett onlinesystem innebär att registreringen sker online via datorer eller telefoner. I denna kategori är det mjukvaran som definierar registreringssystemet.
Olika mjukvaror erbjuder olika tjänster. Det finns de system som endast registrerar tid, men man kan också integrera tjänster och moduler som schemaläggning, löneräkning och projekthantering. 

De flesta företag erbjuder dessa tilläggstjänster i ett skräddarsytt paket för kunden. Det går lätt att välja de tjänster man anser sig behöva för just sitt företag. I många fall går det också att integrera systemet till sitt befintliga affärssystem och därigenom utveckla också andra delar av affärsverksamheten som t.ex. företagets telemarketing.

Pris på tidrapportering

Priset på tidrapporteringssystem varierar beroende på vilken typs system det är frågan om. Priset påverkas av vilket system man väljer, hur många arbetare som skall använda systemet samt hur många tjänster och tilläggsmoduler man vill att systemet skall innehålla.

Pris på stämpelklockor

Att installera ett traditionellt stämpelklockssystem innebär en större investering. Till systemet hör förutom själva registreringsterminalen också stämplingskort i form av t.ex. magnetbrickor. Ofta lönar det sig också att investera i serviceavtal och kompletterande mjukvaror.

Traditionella stämpelklockor och stämpelur kostar idag kring 3000-6000 kronor. Med tillägskostnader som personliga stämplingsbrickor och eventuella mjukvaror stiger priset ofta till omkring 10 000 kr. Priset variera dock från företag till företag. Dessa registreringssystem kan betalas som klumpsumma eller på avbetalning.

Pris på tidrapportering online

Online tidrapportering är en mindre investering än de traditionella stämpelkortssystemen eftersom det i princip är endast mjukvaran man köper. Priset baseras på själva mjukvaran, på mängden användare och mängden tillägsmoduler man väljer att köpa.

Priset kan alltså se ut på följande sätt:
Ett baspaket för 1 användare är 60kr/månad. Med tillägsmodulär stiger priset antagligen till närmare 100kr/månad. Om det är frågan om större företag med ett flertal arbetare är det ofta också möjligt att köpa ett paket för en obegränsad mängd användare. Då stiger priset givetvis till närmare 700-800 kronor/ månad. Dessa priser är dock endast riktgivande och variera mellan företagen. Ofta brukar dessa mjukvaror betalas som månadsavgifter. 

Vem använder tidrapportering?

Tidrapportering används av företag för att följa med tidsanvändningen hos företagets arbetare. Både stora och små företag använder sig av någon typs tidsrapportering och registrering. 

I stora företag är det viktigt att på ett strukturerat och organiserat sätt kunna registrera arbetstiden. På så sätt säkerställer man att alla jobbar och får lön enligt överenskommelser. Rapportering av tid möjliggör också att sköta administrativa aspekter som t.ex. lönebetalning, semesterersättning samt kordinering av arbetstiden.

Tidrapportering används också av mindre eller enmansföretag för att redovisa sin tidsanvändning för sina kunder och uppdragsgivare. Med ett tydligt och välfungerande tidrapporteringssystem är det lätt att redogöra för sin arbetsinsats och därmed vilken lön man är berättigad till.

Vad är det som registreras vid tidrapportering?

Det finns flera sätt på vilken ett företag kan registrera och räkna tid:

• Kronologisk tidrapportering: Man mäter tiden från det att arbetet påbörjas till att det slutförs. Detta används ofta vid projektbaserade arbeten.
• Registrering av aktivt arbetad tid: Detta innebär att tiden då aktivt arbete utförs är det ända som tas i beaktande.
• Check-in och check-out tidsredovisning: Arbetarna registrerar sin ankomst och avgång manuellt. Man registrerar alltså tiden spenderad på arbetsplatsen.
• Tidrapportering via övervakning: Tiden registreras då arbetaren är aktiv på t.ex. Arbetsdatorn.
• Platsbaserad tidrapportering: Tiden då arbetaren befinner sig på en viss plats registreras. 

Tidrapporteringsapp

På marknaden finns många tidregistrerinsapplikationer. Fördelen med dessa applikationer är att de går snabbt att installera och är ofta även billiga. Vissa tidrapporteringsappar är helt gratis. Dessa appar är ofta rätt så enkla att använda och erbjuder endast basfunktioner. De flesta appar finns att få både för Android och för IOS.

För ett litet företag kan denna lösning vara optimal men för större företag lönar det sig oftast att investera i ett mera omfattande program som har kapacitet att behandla och synkronisera större mängder data.

Behöver ni även utveckla andra delar av ert företag? Expertvalet erbjuder en snabb och enkel service, genom vilken du kan beställa flera offerter från ett antal olika leverantörer.