Videokonferens

Videokonferens – en tjänst med flera fördelar

Ert företag är idag en spelare på en internationell spelplan. De fysiska avstånden mellan företag, leverantörer, intressenter och kunder växer konstant. Även internt växer avstånden i takt med att företag utvidgar och outsourcar delar av sin verksamhet.

Videokonferenser hjälper till att minska avstånden med modern AV-teknik. Tekniken sparar er både tid och pengar, och gör det möjligt för ert företag att jobba integrerat oavsett var medarbetarna fysiskt befinner sig.

Direkta fördelar med konferenssystem är bland andra:

• Minska utgifterna för resor
• Spara på miljön 
• Effektivisera och koncentrera möten

Videokonferensutrustning

Den utrustning som krävs för att hålla en videokonferens varierar beroende på era krav på kvalitet samt storleken på mötet och antal deltagare. Utrustningen som behövs kan antingen köpas in som skilda delar enligt behov eller så kan man investera i en helhetslösning.

Enheter som kan ingå i ett konferenssystem:

1. Skärm/projektor
2. Kamera
3. Mikrofon
4. Smartboard
5. Dator eller annan maskin med nödvändig mjukvara
6. Uppkoppling
7. Styrsystem

Ett videokonferensssytem som består både av hårdvara och mjukvara är att rekommendera för företag som är i behov att hålla videokonferenser med mer än fyra deltagare. Anledningen är att en standarddator inte har tillräckligt utrymme eller omfattning för flera användare.

Ett effektivt, enkelt och billigt alternativ är att använda mjukvaruprogram som Skype eller Google + Hangout. Ett alternativ som fungerar bra om deltagarantalet är relativt lågt. En sådan lösning är dock oftast mer instabil och beroende av datorns prestanda och kvalitet.

Pris på videokonferenssystem

Priset på videokonferenssystem varierar beroende på den lösning som ni är i behov av. En helhetslösning brukar kosta runt 30.000-40.000 kronor. Behöver ni endast hårdvara såsom kamera, mikrofon och högtalare som är av användarvänlig standard så ligger priset runt 5000 kronor.

Om man väljer att använda använda en molnbaserad tjänst bör man även notera den tillkommande månatliga kostnaden. Detta gäller oftast per användare, samt att man hos mindre företag kan hitta betalningslösningar baserat på använda timmar. Månadskostnaden varierar men kan ligga på några tiotals kronor per användare.

För att få bästa pris på ert videokonferenssystem – fyll i formuläret uppe på sidan så mottar ni kostnadsfritt upp till fyra skräddarsydda offerter.

Att tänka på innan ni investerar i ett videokonferenssystem

Investeringskostnaden varierar beroende på era behov när det kommer till videokonferenssystem. Därför är det viktigt att på förhand ha en klar bild över ert behov och hur den ultimata lösningen ser ut för er.

Ta hjälp av frågeställningarna nedan för att kartlägga era behov.

I vilken utsträckning kommer personalen att använda systemet?

Kartlägg först av allt behovet av ett videokonferenssystem. Fundera över hur ofta personalen kommer att använda systemet. Är ni till exempel i daglig kontakt med någon avdelning på annan ort eller används det mer sällan?

Fundera även kring hur många användare videokonferenssystemet kommer att ha samtidigt. Har in större konferensmöten med fler än fyra delatagare från er sida eller rör det sig mer ofta om one-on-one möten?

Välj det system som storleksmässigt passar ert behov för att undvika outnyttjade resurser. Planera också lite framåt och köp en aningen mer utvidgad lösning om ni planerar att expandera ert företag och därmed användningen av videokonferenser.

Är ni i behov av serviceavtal och supportfuntkion?

Omfattande videokonferenssystem kräver stundvis IT-support för att fungera optimalt. Därför är det nödvändigt att fundera över om ni är i behov av ett serviceavtal. Har ni en IT-support på företaget eller i övrigt IT-kunniga anställda på företaget så kanske ett serviceavtal är obefogat.

Leverantörerna av videokonferenssystem erbjuder oftast en enkel lösning för serviceavtal – med hjälp av fjärrstyrning, automatlarm och supportkamera.

Behöver ni ett system som fungerar externt?

Fundera över behovet för kompabilitet med andra externa system. Hålls videokonferenserna för det mest internt med olika delar av företaget? Om ni ofta håller videokonferenser med externa parter så kan det vara lönsamt att investera i ett kompatibelt system.

Videokonferenssystem – molnbaserat eller traditionellt

Traditionellt sätt så innebär videokonferenser för många, omfattande och komplicerade system. Idag finns det dock många molnbaserade lösningar som är både kostnadseffektiva och enkla att använda.

Vad ska man då satsa på som företag?

Att använda en molnbaserad tjänst för videokonferenser innebär att man använder program som till exempel Google+ Hangout eller Skype for Business. Programmen är oftast billigare att använda men kräver också att man själv står för hårdvaran (kamera och mikrofon). De kan även upplevas som osäkra eftersom de är beroende av datorns prestanda och kvalitet. Användarvänligheten och kompabiliteten pratar dock för användningen av molnbaserade program.

Att använda molnbaserade tjänster för videokonferenser passar bra för företag med omkring 50 anställda.

Traditionella lösningar för videokonferenser består vanligtvis av ett omfattande system som fungerar som en helhetslösning. Mjukvara och hårdvara kombineras och placeras i ett konferensrum. Fördelen med att använda ett traditionellt system är säkerheten – systemet är optimerat för videokonferenser. Idag kombineras ofta en helhetslösning för hårdvara med en molntjänst för mjukvaran för att få bästa resultat.

Ett komplett system innebär ofta en hög investering, vilket gör det mer passande för större företag som har ett dagligt behov av systemet.