Videokonferenser – Oväntad lösning på ineffektiva möten

Möten är en stor del av våra arbetsliv, och en del chefer spenderar majoriteten av deras arbetstid i möten. Trots det pekar undersökningar på att en stor del av möten på arbetsplatser inte är effektiva och att två tredjedelar av möten inte alls är produktiva.

Att multitaska under möten är vanligt förekommande. Att kunna göra flera sysslor samtidigt anses vara något positivt som många gör. Forskning visar dock att inte alls så många kan göra det på ett produktivt sätt. Endast 2 % av befolkningen kan multitaska och bli effektivare, medan de resterande 98 % faktiskt blir mindre produktiva än om de skulle fokusera på en uppgift.

Vi tappar upp till 40 % av vår produktivitet när vi försöker multitaska. Anledningen till detta är att vi inte multitaskar på riktigt. Om vi har två uppgifter så skiftar vi vårt fokus mellan uppgifterna istället för att fokusera på båda samtidigt.Vi sitter på ett möte och skriver mejl, när vi försöker göra båda samtidigt slutar det med att vi lyssnar på mötet, sedan skriver mejl, för att lyssna på mötet igen. De leder till att ingen av uppgifterna får ens fulla uppmärksamhet, man missar viktig information på mötet och glömmer skriva något i mejlet.

Men vi har ju möten av en anledning och de är en viktig del av arbetslivet. Så hur kan vi göra möten effektivare?

Det finns flera olika tillvägagångssätt, men för att undvika multitasking under möten är videokonferens en möjlig lösning. En undersökning av 2000 kunskapsarbetare gjord av Fuze visar att det är minst troligt att multitaska under videokonferenser. Det är inte en fullkomlig lösning på problemet, men en bit på vägen.

Det gjordes en undersökning av Winehouse Research angående användning och åsikter om videokonferenser. De undersökte över 4000 personer världen över som använder videokonferens i deras arbeten. Studien visade bland annat att när man väl börjat använda videokonferens är det svårt att sluta. Av videokonferensanvändarna som använde det med några månaders mellanrum eller mer, så använde 64 % videokonferenser minst varje vecka och 25 % dagligen.

Se infografen nedan för ytterligare information om videokonferenser samt några bonustips för hur ni gör era möten effektivare.