Kassasystem till butik: lagerhållning, kassadisk och kassavåg

Välj rätt kassasystem till din butik

Står ni i valet och kvalet med att införskaffa ett kassasystem till er butik? Vilket ni behöver beror på er verksamhet och ert val är något som i längden påverkar hur smidigt ni kan bedriva er handel. Många menar att det bör vara ett enkelt, smidigt, pålitligt och lätthanterligt system.

Med ett sådant system i er butik kan ni vinna mycket tid på er administration och redovisning av siffror bland annat. Med ett kassasystem kan mer tid ägnas åt den faktiska verksamheten, istället för det administrativa arbete som ligger bakom.

Läs gärna vidare för mer information inför en eventuell införskaffning. Till exempel hittar du information om bland annat; vilka funktioner som kan vara bra att ha, vad som ingår vid ett köp eller vad det genomsnittliga priset är för att hyra ett system.

Fördelar med kassasystem

Ett kassasystem underlättar verksamheten för de flesta. För det första underlättar det proceduren och flödet med att ta betalt samt sälja varor och tjänster. Ni kan också få en överblick över:

• Försäljningen
• Underlag till bokföringen
• Möjlighet till korrekta rapporter

Ni skapar helt enkelt en bra plattform för jämförelser, där överblicken på allt ni gör finns i ett system.

För det andra kan kassasystemet också integreras med bokföringssystem, lagerhantering, webshop, kortterminal med mera. Om ni har både en webshop och en fysisk butik kan ni alltså integrera försäljningen de båda genererar och arbeta med utgångspunkt från ett system istället för två.

Om ni redan bestämt er för att skaffa er ett kassasystem till er butik är det bara att fylla i formuläret uppe till höger. På så vis får ni upp till fyra offerter på kassasystem helt kostnadsfritt och utan förpliktelser.

Vad kostar ett kassasystem för er butik?

Ett kassasystem brukar ligga på kostnader från 25 000 kronor upp till 100 000 kronor. Det senare gäller för mycket omfattande kassasystem med flertalet funktioner. Det finns även billiga kassasystem för cirka 10 000 kronor men dessa är i regel mycket enkla. Vill ni ha ett kassasystem av bättre kvalitet som även går att förlita sig på ska ni sikta mellan 25 000 och 100 000 kronor.

Det som påverkar priset på ett kassasystem är allt som oftast omfattningen på hårdvaran och mjukvaran. Det som påverkar priset för er som kunder är omfattningen på butiken och vilka funktioner samt utrustning ni föredrar att inkludera.

Olika varumärken tar olika priser, så det är även viktigt att se över vilka kassasystem som passar er bäst. Exempel på märken på kassasystem är Onslip, Trivec, ES, Ancon, iZettle och andra alternativ. Istället för att ni kontaktar alla leverantörer enskilt, kan ni bara fylla i vårt formulär så gör vi jobbet åt er. Genom att begära offerter från olika leverantörer kan vi få ned priserna genom den hårda konkurrensen och ni får ett prisvärt alternativ för ert kassasystem.

Köpa

Att köpa ett kassasystem kan vara en stor utgift för ett företag, men om ni vet i förväg att ni kommer att använda kassasystemet till er butik under en längre period är detta att föredra. Ni slipper då månadskostnader och det blir avsevärt mycket billigare i längden. Se däremot till att noggrant gå igenom kontraktet så att ni ser att allt ni vill ha med finns där.

Service, reparation, garanti samt mjukvaruuppdatering kan vara bra att inkludera när ni köper systemet då detta underlättar om något problem skulle uppstå. Ni slipper då själva fixa eventuella problem som uppstår, eller fixa en tekniker för stunden. Detta blir allt som oftast mycket dyrare att göra.

Hyra eller leasa

Om ni istället vet att ni kommer att använda er av ett kassasystem under en begränsad period kan det vara bra att kolla över möjligheten att hyra istället. Det går att hyra både under en kortare och längre period. Kostnaden för att hyra kassasystem brukar ligga på mellan 250 till 700 kronor per månad. Kostnaden varierar beroende på perioden ni hyr samt omfattningen på systemet.

Skillnaden mellan att hyra och leasa är att ni vid leasingperiodens slut har möjligheten till att köpa ut produkten, annars är det oftast likartade månadskostnader. Kostnaden för produkten vid leasingperiodens slut beror på marknadsvärdet för kassasystemet vid början av leasingperioden.

När ni hyr eller leasar ett kassasystem brukar det ofta ingå service, underhåll och reparation vid eventuella problem. Kolla upp hyresavtalet innan ni skriver på så att ni inte sen står där med en massa extra utgifter för uppdateringar och så vidare.

I regel brukar hyrestiden ligga på mellan 2-5 år, men det finns även korttidshyra på upp till 14 dagar, vilket passar utmärkt för er som vill bedriva torghandel, pop up-butik eller kiosk under några få dagar, eller liknande.

Övriga kostnader att beakta

Utöver det faktiska införskaffandet av kassasystemet finns det även andra kostnader ni bör ha med i beräkningarna. Till exempel kan de övriga kostnaderna bestå av:

• Installation av systemet
• Utbildning av personal
• Service
• Underhåll
• Reparation
• Mjukvaruuppdateringar
• Förbrukningsvaror

Förbrukningsvaror för en kassamaskin till butik rör sig i huvudsak om kvittorullar. Kostnaden för förbrukningsvaror och leverans av dessa kan ingå i avtalet som utformas tillsammans med leverantören. Fråga din leverantör vilka kontrakt som kan tecknas och vad som ingår i respektive kontrakt. Detta är viktigt då dolda kostnader senare kan dyka upp.

För att se vilket kassasystem som passar er verksamhet bäst rekommenderar vi er att fylla i formuläret till höger på sidan för att få upp till fyra offerter. Det är kostnadsfritt och inga förpliktelser medföljer.

Vanliga funktioner i ett kassasystem till butik

Butikens behov ska ligga till grund för utformningen av kassasystemet, oavsett om butiken är stor eller liten, och oavsett vilka varor som distribueras.

Rätt kassasystem kan både förenkla och effektivisera. Fundera kring hur avancerat ert kassasystem behöver vara. Fundera kring om ni har ett behov av att analysera kundernas köpbeteenden. Behöver systemet kunna hantera bokningar, lager och tillfälliga kampanjer?

Hårdvara för era ändamål

Vad gäller hårdvaran finns det flera saker som bör finnas med. Det är också viktigt att se över så att inte hårdvaran blir för stor. Den måste nämligen få plats, utan att ta upp något större utrymme.

Hårdvaran kan vara avgörande för hur effektivt personalen kan göra sina arbetsuppgifter. Det finns kassasystem med touchskärm (pekskärm), och de med knappar. Är det viktigt med illustrationer av produkterna, eller räcker det att knappa in en PLU-kod eller liknande för att registrera ett köp? Det är viktigt att se över era behov för att sedan kunna välja vad som passar er bäst.

På Expertvalet kan du fylla i dina preferenser och få upp till fyra offerter. På så vis får du den bästa lösningen för det bästa priset. Det är helt kostnadsfritt, tar mindre än 1 minut och det medför inga förpliktelser.

Kortterminaler, men inte länge till?

Ett kassasystem med kortterminal som betalterminal är mycket vanligt, då den största delen av försäljningen sker via kortbetalning idag. Fundera över hur många kortterminaler ni behöver.

Tittar vi på trender så börjar kontaktlösa betalningar ske i allt större utsträckning. Allt fler butiker accepterar till exempel:

• Swish
• NFC-betalningar
• Mobilbetalning som ett bankkort

Så det är snart inte frågan om kortterminaler längre, utan istället bara om betalterminaler, med flera alternativa betalningssätt. För ju enklare det är att betala i din butik, kiosk eller affär, desto snabbare blir servicen och desto nöjdare blir kunderna.

Kvittoskrivare eller elektroniska kvitton?

Som vi nämnde ovan är kvittorullar en förbrukningsvara, och för att kunna skriva ut kvitton till kunden krävs en kvittoskrivare. Tänk på att kvittorullar bör vara arkivbeständiga då ni måste spara kvitton samt bokföringen i 10 år.

Även om det inte är speciellt utbrett, finns även möjligheten på vissa ställen att få elektroniska kvitton. Detta minskar utgifterna för kvittorullar, men kan istället öka köer och liknande, då folk måste ta upp mobilen, skanna en specifik kod och så vidare.

Streckkodsläsare för skanning av varor

En streckkodsläsare är också mycket vanligt, då detta krävs för att kunna läsa av varorna så att priserna dyker upp på skärmen. Det finns läsare både med kabel och utan. Vilken läsare ni behöver beror på vilken typ av streckkod ni tänkt skanna.

I regel skiljs det på 1D-streckkoder och 2D-streckkoder. Vill ni till exempel kunna skanna QR-koder (2D-streckkod) krävs det en 2D-skanner.

Våg – något för kunden?

Om ni driver en matbutik bör kassasystemet också innehålla en kassavåg, så att produkterna ni säljer kan vägas och därmed avgöra priset. För att minska trycket på kassavågen underlättar det också att införskaffa en eller flera butiksvågar. På så vis kan kunderna väga produkterna själva, så att det bara är att skanna priset i kassan sen.

Mjukvaran som effektiviserar er verksamhet

Mjukvaran på kassasystem är alla program som finns, som gör det möjligt att bedriva er verksamhet på ett smidigt sätt. Det finns ett flertal möjliga funktioner att komplettera kassamjukvaran med som kan underlätta för företaget. Fundera på vad ni behöver för funktioner utifrån er verksamhet.

Automatiserad hantering av kampanjer

En enligt många viktig funktion är möjligheten att kunna skapa produktkampanjer. Ett kassasystem som klarar av att skapa kampanjer håller själv reda på när kampanjen ska gälla och vilka produkter eller tjänster som ingår.

Lagersaldo – för en tydligare översikt

En annan viktig funktion i mjukvaran är möjligheten till lagersaldo. Ett kassasystem med lagerhantering kan enkelt se över vad ni bör köpa, förbrukning på varor samt om ni har produkten på lager eller inte. I vissa fall kan även system varna när en specifik produkt håller på att ta slut.

Webshop och fysiska butiken i samma system

Genom att ert kassasystem kan integrera er webshop med er fysiska butik har ni allt på samma ställe. Detta förenklar administrationen avsevärt och ni kan se försäljningen som en helhet och lättare arbeta mot ett gemensamt mål.

Integrera din bokföring med ditt kassasystem

Vissa kassasystem gör det även möjligt att koppla systemet till kontoret. För att minska på det administrativa arbetet och fokusera på det som är viktigt, nämligen kunden, kan ni köpa med ett bokföringsprogram med bland annat personalliggare.

Har du redan ett bokföringsprogram och vill överföra det till ditt kassasystem? De brukar sällan vara något problem. I många fall är det bara att exportera dina filer.

Genom att bokföringsprogrammet ligger på samma ställe som försäljningssiffror, leveranser, fakturering, inköp, lagersaldo och så vidare blir det mycket enklare att sköta bokföringen. Alla dessa delar hänger ihop och skapar en lättillgänglighet som inte går att uppnå manuellt.

CRM-system för en ökad kundnöjdhet

Med ett CRM-system kan ni underlättar era kundrelationer. Ett exempel på CRM kan vara medlemskort. På så vis samlar kunderna poäng, ni kan se köphistorik och ge dem kundspecifika erbjudanden. De flesta CRM-system går att koppla ihop med ett kassasystem.

En annan typ av CRM-system kan vara kundhistorik. Detta är en funktion som är skapad för att öka försäljningen. Genom att ni som affär kan se kundhistoriken kan ni rikta er marknadsföring mot specifika kunder. Ni kan också koppla rabatter till specifika kunder och skapa till exempel geografiska kundutskick.

Butikskassasystem för PC eller Mac?

Oavsett om din butik är stor eller liten, kan du välja mellan ett PC-baserat system eller ett system för Mac. Fördelarna och nackdelarna är olika med de olika systemen. Valet är också i hög grad personligt. De bägge systemen används för butiksverksamheter.

En tumregel är dock att för större verksamheter passar PC bättre, då det finns mer avancerade lösningar. Ett kassasystem anpassat för Mac, iPhone eller iPad är ofta bra för mindre butiker, eller tillfälliga butiker som existerar under en begränsad tid.

PC-system väletablerade inom handel

Ett PC-baserat system innebär en mjukvara som kopplas till en märkesspecifik hårdvara i form av en kassa-PC. Den här typen av system är väletablerat och används inom flera verksamheter. Det möjliggör kommunikation mellan olika enheter samt skapar en tydlig översikt. Livslängden för ett PC-system är cirka tre till fem år.

PC-system brukar vara mer avancerade och kräver i regel någon form av utbildning. Vissa gånger ingår utbildningen i installationen, andra gånger inte. Ta reda på om det ingår i kontraktet innan ni skriver på.

Ett avancerat kassasystem för PC kan vara mycket dyrt och kräver många olika delar. Dock underlättar det arbetet för större butiker och brukar oftast vara värt pengarna i längden. Men för att det ska löna sig behöver systemet vara anpassat för just er verksamhet och era mål.

Mac-system ofta en hyrlösning

Ett kassasystem för iPad och Mac innebär att systemet installeras på en Mac-dator, eller laddas ned i form av en applikation för iPad eller iPhone. De app-baserade systemen fungerar ofta som en hyrlösning där man betalar en månadskostnad för appen.

Systemet passar både de allra minsta butikerna samt de geografiskt utspridda – applikationen kan vara ansluten mellan olika enheter på olika platser. Vilket skapar en smidig integration butiker emellan.

För vissa av de här apparna kan kameran på de respektive enheterna fungera som streckkodsläsare, vilket innebär att ni inte behöver köpa en streckkodsläsare, som sedan innebär en hårdvara mindre att komplettera systemet med.

FAQ: 6 vanliga frågor om kassasystem till butik

Vad är skillnaden på kassaregister och kassasystem?

Ett kassaregister registrerar butikens försäljning av varor eller tjänster. Ett kassasystem är ett mycket mer komplicerat system som utöver ett kassaregister även kan innehålla en mängd andra funktioner, som till exempel lagerhantering, affärssystem, bokföring med mera.

Måste vi köpa en kontrollenhet?

Ja, detta är ett krav från Skatteverket. För att bedriva försäljning krävs ett certifierat kassaregister och kontrollenheten – som även kallas för Skatteverkets svarta låda – måste finnas på alla certifierade kassaregister. I de flesta fall brukar kontrollenheten ingå i priset på kassasystemet.

Läs mer om certifierade kassaregister och vad det innebär här.
Ni kan också hitta lagar och regler vad gäller undantag och liknande här.

Behöver vi internetuppkoppling för mitt kassasystem i butiken?

Ja, för webbaserade affärssystem krävs det en internetuppkoppling. För system som ska användas under en tillfällig period är 3G-uppkopplingen god nog som internetuppkoppling.

Däremot funkar vissa kassasystem utan uppkoppling under perioder, men för att kunna skicka information ni behöver för er bokföring krävs internetuppkoppling.

Behöver vi support, service eller underhåll?

Ja, eftersom ett kassasystem består av både hård- och mjukvara kommer det att behöva underhållas, uppdateras, servas och kanske repareras. Hur mjukvaran i systemen uppdateras är olika från leverantör till leverantör, i vissa av systemen ingår program för uppdateringar och service av hårdvara.

Vad händer om verksamheten växer?

Det är inga problem om er verksamhet växer. System för både PC, iOS (iPhone, iPad, Mac) och Android möjliggör för verksamheten att växa. Systemen kan enkelt utökas i takt med er expansion.

Hur kan vi hitta det bästa kassasystemet till det bästa priset?

Vi på Expertvalet vill hjälpa ert företag att hitta den bästa lösningen till det bästa priset. Genom att fylla i formuläret och beställa skräddarsydda offerter via oss på Expertvalet så sätter vi leverantörerna i konkurrens med varandra och ger er chansen att hitta den bästa lösningen till det bästa priset. Fyll i formuläret idag – kostnadsfritt och utan förpliktelser!